Check-In: come dovrebbe essere sempre fatto

In sostanza, il check-in è quel momento magico in cui arrivi in hotel e ti accoglie un mondo di comfort e servizi impeccabili. Ma cos'è esattamente il check-in? Beh, è essenzialmente il processo di registrazione in hotel, in cui consegni i documenti necessari e ottieni le chiavi della tua stanza. E adesso vieni qui, ti spiego passo dopo passo cosa succede durante questo momento tanto importante.

Indice

Definizione di Check-in

Hai mai sentito parlare del check-in in hotel

In sostanza, il check-in è quel momento magico in cui arrivi in hotel e ti accoglie un mondo di comfort e servizi impeccabili. Ma cos’è esattamente il check-in? Beh, è essenzialmente il processo di registrazione in hotel, in cui consegni i documenti necessari e ottieni le chiavi della tua stanza.

E adesso vieni qui, ti spiego passo dopo passo cosa succede durante questo momento tanto importante.

Prima di tutto, cosa ti serve? Basta portare con te la tua carta d’identità o qualsiasi altro documento rilasciato dall’amministrazione statale che mostri chiaramente chi sei. Sì, è proprio così facile!

Ora, cosa succede se porti con te dei minori? Anche loro devono partecipare al check-in, ma c’è un piccolo dettaglio in più da considerare. I minori, proprio come i grandi, devono mostrare un documento d’identità con tanto di foto. 

Ma aspetta, c’è di più! Se sono minori non accompagnati, beh, qui serve un piccolo sforzo in più. Deve esserci una delega scritta dai genitori o dal tutore legale al tutore designato. Sì, è un po’ di carta in più da portare in giro, ma sai una cosa? Vale assolutamente la pena per vivere un soggiorno tranquillo e senza intoppi.

L’importanza del check-in in hotel

Il check-in è molto più di una semplice formalità quando si tratta di ospitalità. È il momento in cui la magia dell’accoglienza prende vita, segnando il primo contatto diretto tra gli ospiti e la nostra struttura alberghiera. È come una stretta di mano calorosa, un sorriso sincero che dice: “Benvenuto a casa tua“.

Immagina questo: arrivi stanco dopo un lungo viaggio, desideroso di rilassarti e goderti la tua permanenza. Il check-in è il tuo primo assaggio di quello che sarà il tuo soggiorno. Ed è proprio qui che vogliamo e dobbiamo fare la differenza.

La nostra missione è creare un’esperienza indimenticabile fin dal primo istante. Perché sì, il check-in è un momento cruciale in cui si crea la prima impressione. E sappiamo quanto sia importante fare colpo al primo colpo.

Un check-in rapido, efficiente e accogliente è la nostra carta vincente. È come aprire le porte della nostra struttura e dire: “Siamo qui per te“. È il modo in cui dimostriamo il nostro impegno per la tua soddisfazione e il tuo benessere.

5 errori comuni degli hotel durante il check-in e come evitarli

Ahimè, non sempre tutto va come previsto. Ecco perché ho deciso di condividere con te i 5 errori più comuni durante il check-in degli hotel e, soprattutto, come evitarli.

Pronto? Partiamo!

1. Una Scarsa Accoglienza in Hotel durante il Check-in

Immagina questa scena: un ospite arriva stanco e desideroso di sentirsi a casa, ma invece viene accolto da un receptionist assorto nel suo computer senza nemmeno alzare lo sguardo. Non è esattamente il benvenuto che ci si aspetta, vero? Ecco perché è essenziale assicurarsi che ogni ospite si senta accolto e apprezzato fin dal primo istante.

Come Puoi Evitarlo?

Semplice! Assicurati di avere abbastanza personale durante i momenti di punta per gestire il flusso di ospiti. Anche se sei impegnato, fai uno sforzo extra per rivolgere un sorriso caloroso e un contatto visivo significativo agli ospiti. 

E perché non deliziare i tuoi ospiti con qualche rinfresco gratuito mentre aspettano? Un piccolo gesto può fare la differenza.

2. Mancata Innovazione nel Processo di Check-in degli Hotel

Sì, lo so, alcune abitudini sono difficili da cambiare. 

Ma se ancora stai utilizzando registri cartacei o fogli di calcolo per gestire le informazioni sugli ospiti, è il momento di abbracciare la trasformazione digitale! I viaggiatori di oggi cercano soluzioni rapide ed efficienti, e non hanno tempo da perdere con procedure obsolete.

Come Puoi Evitarlo?

Innova! Mantieniti al passo con le ultime tecnologie e implementa soluzioni software che semplifichino il processo di check-in. Dalla prenotazione online al check-in self-service, ci sono molte opzioni disponibili per migliorare l’esperienza degli ospiti e ottimizzare le operazioni dell’hotel.

3. Non Dare Priorità alle Informazioni sugli Ospiti

Immagina la delusione degli ospiti quando trovano il loro nome sbagliato. Un errore così semplice può rovinare completamente l’esperienza del cliente e danneggiare la reputazione della tua struttura.

Come Puoi Evitarlo?

Fai uno sforzo extra per garantire l’accuratezza delle informazioni sugli ospiti. Il check-in automatizzato può essere un ottimo alleato in questo senso, consentendo agli ospiti di inserire i propri dati in modo corretto e riducendo al minimo gli errori umani.

4. Politiche di Check-in Rigide in Hotel

Immagina di essere in viaggio da ore e, finalmente arrivato in hotel, ti viene detto che la tua camera non sarà pronta fino all’orario standard del check-in.

È frustrante, vero? I viaggiatori di oggi apprezzano la flessibilità e l‘attenzione alle loro esigenze individuali, e politiche rigide possono solo portare a recensioni negative e insoddisfazione degli ospiti.

Come Puoi Evitarlo?

Sii flessibile! Adatta le politiche di check-in e check-out alle esigenze degli ospiti, se possibile. Offri opzioni come il check-in anticipato o il check-out tardivo quando le circostanze lo permettono. Una piccola gentilezza può fare una grande differenza nell’esperienza complessiva degli ospiti.

5. Offrire Risposte Predefinite

Infine, ma non meno importante, evita di trattare i tuoi ospiti come numeri

Ogni ospite è unico e merita un trattamento personalizzato. Risposte predefinite e scolpite su misura possono far sentire gli ospiti ignorati e non apprezzati, compromettendo la loro fiducia nella tua struttura.

Come Puoi Evitarlo?

Sii autentico! Ascolta attentamente le esigenze dei tuoi ospiti e rispondi loro in modo sincero e personalizzato. Dimostra interesse genuino per il loro benessere e fai del tuo meglio per rendere il loro soggiorno memorabile. Un approccio autentico e attento può trasformare anche il check-in più semplice in un’esperienza straordinaria.

Cos’è il Mobile Check-in in Hotel e Come Funziona?

È una di quelle cose che non sapevi di volere, ma una volta provata, non potresti più farne a meno! Ma andiamo con ordine: cos’è esattamente il mobile check-in e come funziona?

Il mobile check-in è una tecnologia alberghiera self-service che permette agli ospiti di completare il processo di check-in direttamente sui propri dispositivi mobili. Immagina di arrivare in hotel e di poter gestire tutto, dalla scelta della camera al check-in effettivo, senza dover fare code alla reception o compilare moduli noiosi. È proprio questo che offre il mobile check-in.

Quali Hotel Utilizzano il Check-in Mobile e Perché?

Adesso potresti chiederti: quali hotel offrono questa fantastica funzionalità e perché dovresti interessarti? Beh, ti sorprenderesti nel sapere che molte catene alberghiere di fama mondiale come Hilton, Hyatt, IHG, Wyndam e Marriott stanno adottando il mobile check-in per migliorare l’esperienza degli ospiti.

E perché? Perché funziona! Una ricerca condotta da Oracle ha dimostrato che il 71% dei consumatori è più propenso a soggiornare in un hotel che offre servizi self-service come il mobile check-in. E non solo durante la pandemia: questa tecnologia è qui per restare anche nel lungo periodo.

Quali Sono i Vantaggi del Mobile Check-in in Hotel?

Ma quali vantaggi offre il mobile check-in agli ospiti? Beh, ce ne sono parecchi! Immagina di poter saltare la fila alla reception, scegliere la tua camera preferita prima dell’arrivo, effettuare il check-in in anticipo e ricevere notifiche quando la tua camera è pronta. Tutto questo senza dover nemmeno mettere piede nella hall dell’hotel.

Dovrei Utilizzare il Check-in Mobile nella mia Struttura?

E ora la domanda più importante: dovresti implementare il mobile check-in nella tua struttura? Beh, se vuoi rimanere al passo con i tempi e offrire un’esperienza eccezionale ai tuoi ospiti, la risposta è sì! Non lasciare che la tua struttura rimanga indietro nella corsa all’innovazione tecnologica.

Le fasi del check-in: Accoglienza del cliente

Stai per dare il benvenuto ai tuoi ospiti nel tuo splendido hotel. Sai, è un po’ come accogliere gli amici a casa tua, solo che qui sei il padrone di casa e l’ospite merita il trattamento migliore. Ed è proprio per questo che l’accoglienza è la chiave per iniziare un soggiorno fantastico!

Ora, lascia che ti sveli tre segreti per accogliere i tuoi ospiti nel modo migliore:

  1. Dedica attenzione alla persona: Sì, lo so, la vita dell’albergatore può essere frenetica, ma quando hai un ospite di fronte a te, fai un favore a entrambi: rallenta. Respira, sorridi e concentrati sull’ospite. Fagli sentire che è speciale, non un numero in più da registrare.
  1. Fai più del minimo indispensabile: Vai oltre le aspettative! Esci dalla reception e avvicinati all’ospite. Stringigli la mano, aiutalo con i bagagli se necessario. Mostra che ti importa davvero del suo comfort e del suo benessere.
  1. Comunicazione non verbale: Anche se sei impegnato in altre attività, non trascurare l’ospite appena arrivato. Un piccolo cenno con la testa o uno sguardo possono fare miracoli per far sentire l’ospite accolto e rassicurato.

Ecco, seguendo questi piccoli gesti, trasformerai ogni check-in in un momento speciale e farai una prima impressione indimenticabile!

Conferma della prenotazione e assegnazione della camera

E ora passiamo alla fase successiva: confermare la prenotazione e assegnare la camera. È il momento di verificare insieme agli ospiti che tutto sia perfetto: la data di partenza, il tipo di camera, i servizi richiesti. Ma qui c’è una grande opportunità per offrire qualcosa di speciale, un tocco in più.

“Prego, confermi la sua prenotazione? Perfetto! E se volessi provare la nostra junior suite per soli 20€ in più al giorno? Ha una vista mozzafiato e un comfort extra!”

E ricorda, assegnare la camera prima dell’arrivo dell’ospite è il segreto per soddisfare al meglio le sue esigenze. Non aspettare fino all’ultimo momento, prenditi il tempo necessario per assicurarti che ogni ospite abbia la camera perfetta per il suo soggiorno.

Presentazione dei servizi dell’hotel e informazioni utili

E ora, un momento cruciale: presentare l’hotel, le sue regole e la location. Ma non esagerare! Non sovraccaricare gli ospiti di informazioni che dimenticheranno comunque. Fornisci loro le informazioni essenziali, come la posizione della camera e il funzionamento della key card.

E poi, quando hanno un momento per sé, possono tornare alla reception e ricevere tutte le altre informazioni di cui hanno bisogno.

È anche un’opportunità perfetta per iniziare un processo di cross-selling. Hai qualche servizio extra da offrire? È il momento perfetto per farlo!

Raccolta dei documenti e formalità di pagamento

Ora è il momento di chiedere i documenti agli ospiti per la registrazione. Sii gentile, ma deciso. Spiega loro il motivo e assicurati che siano a proprio agio. E se hanno qualche dubbio, chiariscilo con pazienza e gentilezza.

E poi, una volta raccolti i documenti, alcuni albergatori richiedono anche il pagamento. Sii delicato, non vuoi rovinare l’atmosfera con questioni di denaro. Gentilezza e tatto sono le parole d’ordine!

Consegna delle chiavi o delle schede d’accesso

E infine, il momento tanto atteso: consegnare le chiavi o le key card! Spiega la posizione della camera, ribadisci il tipo di camera e se l’ospite ha ricevuto un upgrade, assicurati che lo sappia! Mostra loro come funziona la key card, l’accensione delle luci e dell’aria condizionata.

E ora, i tuoi ospiti sono pronti per iniziare il loro soggiorno. Non c’è niente di meglio di sapere di aver contribuito a rendere il loro viaggio indimenticabile!

Esempio pratico di Check-In

Fatte le dovute premesse, direi che posso mostrati un esempio pratico di check-in perfetto:

Receptionist (sorridendo calorosamente): Buongiorno e benvenuto all’hotel ****, come posso aiutarla oggi?

Cliente (Mirri): Buongiorno, sono Mirri e ho una prenotazione.

Receptionist (sorridendo calorosamente): Benarrivato Sig. Mirri! Prima di tutto, spero abbia fatto un buon viaggio. Mi chiamo Matteo, piacere di conoscerla!

Cliente (Mirri): Piacere mio!

Receptionist (sorridendo calorosamente): Ha già trovato parcheggio? Se no, possiamo indicarle il parcheggio dell’hotel o quello più vicino.

Cliente (Mirri): – risposta –

Receptionist: Ha bisogno di aiuto per i bagagli? Se sì, posso inviare subito qualcuno oppure posso aiutarla personalmente.

Cliente (Mirri): – risposta –

Receptionist: È già stato nostro ospite in passato?

Cliente (Mirri):

A) No, è la prima volta.

Receptionist: Posso chiederle gentilmente un suo documento per la registrazione? Un attimo solo allora che verifico i suoi dati.

B) Si, sono già venuto 2 anni fa.

Receptionist: Perfetto, mi fa piacere rivederla da noi, Sig. Mirri! Un attimo solo allora che verifico i suoi dati e confermiamo il suo indirizzo.

Verificherò se è stato inviato un deposito e in caso contrario, le chiederò una carta di credito a garanzia o un prepagamento in base alle condizioni concordate – spiegare le motivazioni.

Mi permetta anche di farle firmare un documento di autorizzazione per la privacy – spiegare le motivazioni.

Verificare lo stato della stanza attraverso software o chiamando direttamente la governante

Receptionist: Eccola qui, la sua chiave magnetica. (Consegnando la chiave)

Receptionist: mi permetto di darLe giusto un paio di informazioni per iniziare al meglio il suo soggiorno.

La colazione viene servita dalle 07.00 alle 11.00 nella sala Le Terrazze a questo stesso piano. Il nostro ristorante panoramico al quinto piano ha una vista mozzafiato ed è aperto tutte le sere dalle 19.00. Inoltre, come nostro ospite, ha diritto a uno sconto del 10% sui prezzi di listino.

La piscina è al primo piano e può richiedere i teli direttamente in reception. Troverà l’ascensore salendo le scale sul pianerottolo e il primo numero della sua stanza corrisponde al piano.

Sarò in reception fino alle 23 e può contattarmi in qualsiasi momento digitando il numero 9 dal telefono nella sua stanza.

Le auguro un soggiorno fantastico e ricordo, sono a sua disposizione per qualsiasi necessità.

Cliente (Mirri): Grazie mille Matteo, davvero gentile!

Dopo 7 minuti dall’arrivo del cliente in camera, il receptionist chiama per assicurarsi che tutto sia in ordine e per verificare eventuali esigenze aggiuntive.

Con un check-in così accogliente e attento ai dettagli, è sicuro che l’esperienza di Mirri all’hotel **** sarà indimenticabile.

Vuoi aumentare le prenotazioni dirette?

DirectBoost progettato per potenziare il canale di vendita diretta della tua struttura. Grazie a esperti del settore dedicati, svilupperemo strategie personalizzate per massimizzare le tue prenotazioni dirette e ottimizzare il tuo rendimento.

Benefici della prenotazione diretta:

  • Risparmia sulle commissioni degli intermediari.
  • Aumenta i margini di guadagno
  • Prendi il controllo delle tue vendite
  • Esci dalla guerra di prezzo
  • Dai valore al tuo hotel

Prenota ora una consulenza gratuita con uno dei nostri esperti per capire meglio come il programma DirectBoost può trasformare il tuo business alberghiero.

=> Clicca qui per prenotare la video call

Non lasciare che le opportunità passino, prendi il controllo delle tue prenotazioni oggi stesso!

Condividi
Ultime Notizie

PRENOTA LA TUA CONSULENZA GRATUITA

Possiamo portarti risultati? AUDERE CONSULTING è ciò che fa per te?
Vogliamo capire se possiamo davvero aiutarti.
Prenota ora una consulenza gratuita con un consulente compilando il modulo qui sotto.